Эксплуатационная документация — это комплект документов, которые содержат сведения и правила для правильной, безопасной эксплуатации изделия: его использования, технического обслуживания, ремонта, хранения, транспортирования и утилизации. Виды, комплектность и общие требования к таким документам устанавливает ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы». Если вас интересует, чем эксплуатационная документация отличается от технологической, см. статью «Технологическая документация»; здесь — подробно про виды эксплуатационных документов, действующие ГОСТы и формы их представления.
Чем эксплуатационная документация отличается от конструкторской и технологической
Три вида документации описывают изделие с разных сторон. Конструкторская документация (ЕСКД, серия ГОСТ 2.xxx) описывает само изделие — его конструкцию, размеры, составные части. Технологическая документация (ЕСТД, серия ГОСТ 3.xxx) описывает процесс изготовления этого изделия. Эксплуатационная документация — тоже часть ЕСКД, но отвечает на другой вопрос: как этим изделием пользоваться, обслуживать и ремонтировать после того, как оно изготовлено и передано потребителю.
Виды эксплуатационных документов
| Документ | Что содержит |
|---|---|
| Руководство по эксплуатации (РЭ) | сведения о конструкции, принципе действия и характеристиках изделия, указания по правильной и безопасной эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту, хранению, транспортированию и утилизации |
| Инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке | сведения, необходимые для монтажа, наладки, пуска, регулирования и сдачи изделия в эксплуатацию на месте применения |
| Формуляр | гарантии изготовителя, значения основных параметров, сведения о техническом состоянии изделия, вносимые в течение всего периода эксплуатации |
| Паспорт | гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик, сведения о сертификации и утилизации изделия |
| Этикетка | гарантии изготовителя, основные параметры и характеристики, сведения о сертификации изделия |
| Каталог деталей и сборочных единиц | перечень деталей и сборочных единиц с иллюстрациями, сведения о количестве, расположении, взаимозаменяемости и материалах |
| Нормы расхода запасных частей | номенклатура и количество запасных частей, расходуемых за период эксплуатации изделия |
| Нормы расхода материалов | номенклатура и количество материалов, расходуемых за период эксплуатации изделия |
| Ведомость комплекта ЗИП | номенклатура, назначение, количество и места укладки запасных частей, инструмента и принадлежностей |
| Учебно-технические плакаты | сведения о конструкции, принципах действия, приёмах использования и технического обслуживания с иллюстрациями |
| Ведомость эксплуатационных документов | комплект эксплуатационных документов на изделие и места их укладки |
Точный состав комплекта зависит от типа изделия — стандарт не требует все 11 документов для каждого продукта, а определяет, какие из них применимы в зависимости от сложности и назначения изделия.
Какими ГОСТами регулируется эксплуатационная документация
Действующий национальный стандарт — ГОСТ Р 2.601-2019, введён приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст с 1 февраля 2020 года взамен ГОСТ 2.601-2013. Он устанавливает виды, комплектность и общие требования к содержанию документов. Отдельно действует ГОСТ Р 2.610-2019 (приказ Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст, тот же день) — он определяет уже не состав, а правила выполнения эксплуатационных документов: оформление разделов, текста, иллюстраций. Оба стандарта стоит использовать вместе: 2.601 отвечает на вопрос «что нужно включить», 2.610 — «как это оформить».
История стандарта показывает постепенный переход от межгосударственной системы к национальной: ГОСТ 2.601-95 → ГОСТ 2.601-2006 (межгосударственный) → ГОСТ 2.601-2013 → действующий сейчас ГОСТ Р 2.601-2019. Для продукции, применяемой в области использования атомной энергии, содержание эксплуатационных документов должно дополнительно соответствовать федеральным нормам и правилам в этой сфере, а не только ГОСТ Р 2.601-2019.
В каком виде оформляют эксплуатационную документацию
Документы могут быть текстовыми, графическими или аудиовизуальными (мультимедийными). Для электронной формы (интерактивных электронных документов, ИЭД) стандарт выделяет четыре типа: индексированные (набор изображений страниц с индексацией по содержанию), линейно-структурированные (документ с оглавлением и ссылками на разделы), иерархически-структурированные (данные организованы иерархически) и интегрированные — они сочетают структуру предыдущих типов с прямым интерфейсным взаимодействием с программными модулями диагностики изделия.
Кому нужна эксплуатационная документация
Комплект нужен для широкого круга изделий, где важны правильная и безопасная эксплуатация: бытовая техника и электроника, промышленное оборудование и станки, транспортные средства, медицинское оборудование, инженерные системы зданий. Для многих категорий продукции руководство по эксплуатации и паспорт изделия также входят в состав документов, которые запрашивает орган по сертификации при оценке соответствия ТР ТС (ЕАЭС) — отсутствие корректно оформленной эксплуатационной документации может стать основанием для замечаний при сертификации, даже если сама продукция технически безопасна.
Этапы разработки
- Анализ изделия и определение состава комплекта — какие из 11 видов документов применимы для конкретного продукта.
- Сбор исходных данных: конструкторская документация, технические характеристики, результаты испытаний.
- Разработка текстовой части по требованиям ГОСТ Р 2.610-2019 — структура разделов, формулировки, иллюстрации.
- Оформление паспорта, формуляра, этикетки — со сведениями о сертификации и гарантиях изготовителя.
- Согласование и утверждение комплекта на предприятии.
- Актуализация документации при изменении конструкции или технических характеристик изделия.
Часто-задаваемые вопросы
Чем руководство по эксплуатации отличается от паспорта изделия?
Руководство по эксплуатации содержит правила использования, обслуживания и ремонта изделия. Паспорт — документ с основными характеристиками, гарантиями изготовителя и сведениями о сертификации, без инструкций по эксплуатации.
Обязательно ли разрабатывать все 11 видов документов?
Нет, состав комплекта зависит от типа и сложности изделия — стандарт определяет, какие документы применимы, а не требует всех одновременно для любого продукта.
Какой ГОСТ действует сейчас?
ГОСТ Р 2.601-2019, действующий с 1 февраля 2020 года, вместе с ГОСТ Р 2.610-2019, который регулирует правила оформления самих документов.
Нужна ли эксплуатационная документация для сертификации продукции?
Руководство по эксплуатации и паспорт изделия часто входят в комплект документов, который запрашивает орган по сертификации при оценке соответствия — их отсутствие может задержать оформление сертификата или декларации.
Может ли эксплуатационная документация быть только электронной?
Да, ГОСТ Р 2.601-2019 допускает текстовую, графическую, аудиовизуальную и электронную формы, включая интерактивные электронные документы с прямым взаимодействием с программными модулями диагностики изделия.
